Period vladavine Nikole I (1860-1916) predstavlja novo poglavlje u razvoju Crne Gore i donosi krupne promjene u svim oblastima društvenog života uopšte.U sklopu mjera na unapređenju sistema države i uprave donešena je i odluka o finansijskoj reformi na skupštini glavara koja je održana na Cvijeti 24. marta 1868. godine na Cetinju. Pristupajući reformi finansijskog sistema knjaz Nikola je prethodno pripremio, u vidu spomenice, popis sve imovine gdje je između ostalog utvrđeno da u državnu imovinu pripada „sav Arhiv“. Ovaj momenat bitan je, jer arhiva postaje državno, odnosno opštenarodno dobro.
Vrijedi spomenuti da je ovaj korak prirodan slijed događaja, prakse i shvatanja vrijednosti i karaktera arhivske građe kojom je raspolagala Crna Gora. Sljedeći koraci u reformi uprave odvijali su se formiranjem uprava u okviru Senata. Prirodno ove mjere nose sa sobom i uvećanje javne administracije i prilično razgranat sistem njenog vođenja.Nažalost iz ovog perioda do 1879. god sačuvan je neznatan dio dokumentacije.
Najkrupnija prekretnica na polju transformacije i organizacije javne vlasti i uprave u Crnoj Gori događa se 1879. godine. Ukinut je Crnogorski senat tako da njegove sudske kompetencije preuzima Veliki Sud, zakonodavnu vlast Državni Savjet, a izvršnu vlast obavljaju pet novoosnovanih ministarstava. Ranija uprava prosvjete prerasta, 1883. godine, u šesto ministarstvo – za prosvjetu i crkvene poslove. Istovremeno sa reorganizacijom vlasti u najvišoj instanci, izvršene su i reforme u lokalnom sudstvu, tako da su postojeća načelstva preimenovana u okružna kapetanstva, a tamo gdje ih ranije nije bilo takođe su osnovana, 1880. godine.
Administrativne mjere na uređenju kancelarijskog poslovanja u upravnim registraturama
Ove reforme značajno su uticale na rad u kancelarijama institucija javne i sudske vlasti. Dokumentacija koja se stvara u ovim ustanovama registraturski se sređuje, čuva i štiti kao službeni spis koji prvenstveno služi u operativne, praktične svrhe. Reformu iz 1879. godine pratile su pojedinačne naredbe, kao administrativne, upravne mjere, kojima je preciznije regulisan rad državnih organa, lokalnih organa i sudova. Kao jedan od prvih administrativnih mjera u duhu pomenute reforme, javlja se naredba Velikog suda kapetanima o zavođenju tužbe od 12/24. maja 1879. godine. Ovom mjerom naređuje se da kapetanski sudovi vode protokol u kojem će biti zavedene sve parnice. Propisuje se način ispunjavanja protokola – od zavođenja imena parničara, zatim svjedočenja i na kraju presude. Takođe je obavezno dostavljanje predmeta drugostepenom organu – Velikom sudu, u slučaju žalbe. Ovom naredbom propisano je da se sve prodaje, kupovine, zajmovi i pogodbe moraju u pismenoj formi, sa svjedocima, ovjeravati u nadležnoj kancelariji. Propisuje se cjenovnik i način raspodjele parničkih troškova. Najbitnije od svega je što Veliki sud kontroliše urednost protokola. Namjena ove naredbe je da se uredi način rada i kancelarijskog poslovanja kapetanskih sudova sa željom da se učvrsti jedno od osnovnih načela modernog sudskog postupka – načelo pismenosti.
Kao rezultat staranja o sprovođenju naloženih mjera već 9/21 decembra 1883. godine Veliki sud naređuje Okružnim sudovima da se dostave Protokoli davija kako bi se izvršila kontrola spisa. Ističe se da je termin koji je određen za dostavljanje (Vasiljevdan) utvrđen kao pravilo koje važi za svaku sljedeću godinu. I drugi organi državne uprave administrativnim mjerama regulišu između ostalog, način vođenja dokumentacije i propisuju kancelarijsko poslovanje. Tako Ministarstvo prosvjete i crkvenih djela, svojom naredbom od 22. avgusta/3 septembra 1886. godine, propisuje upravi Cetinjske gimnazije način vođenja protokola. Ovom naredbom uređuje se način vođenja evidencija i vrste kancelarijskih knjiga: 1. djelovodni protokol sa rubrikama za tekući broj, datum, od koga i pod kojim brojem, kratak sadržaj, kad je riješen i otposlat itd; 2. Ljetopis Gimnazije, u koji se upisuje sve što se odnosi na njenu djelatnost tokom godine; 3. Zbornik svih Zakona i Ministarskih raspisa, naredaba, upustava, i odluka koji se odnose na Gimnaziju; 4. Glavni katalog za sve razrede Gimnazije u koji se upisuju podaci o svim učenicima Gimnazije kao i njihovom radu, vladanju i uspjehu u toku školske godine; 5. Razredne knjige za svaki razred u kojima se podaci o radnim danima, predavanjima, prisustvu profesora i đaka, izostancima, primjedbama, kaznama itd.; 6. Zapisnik sjednica nastavničkog vijeća za svaku školsku godinu; 7. Glavni inventar i specijalne inventare po strukama.
Sudska vlast se trudi da što bolje uredi ono što je u njenom djelokrugu rada pa se kao rezultat tih težnji javlja Uredba o pristavnoj službi od 1. januara 1894. godine. Ova Uredba bila je uvedena “kao pokušaj samo u Velikom sudu“.
Praktična primjena Uredbe pokazala je dobre rezultate pa je sa određenim doradama stupila na snagu 1. januara 1895. godine pod nazivom: Uredba pristavne službe u Velikom Sudu i okružnim kapetanstvima. Sa nekim neznatnim izmjenama, ta Uredba je pod novim naslovom objavljena decembra 1896. godine, sa stupanjem na snagu od 1. januara 1897. godine, pod nazivom: Ministarska naredba od 11. decembra 1896. godine kojom se uređuje pristavna služba u Velikom Sudu i okružnim kapetanstvima. Značaj ove uredbe je što se u potpunosti reguliše kancelarijsko poslovanje za sudsku vlast u Crnoj Gori.
Upravne vlasti prate valjanost sprovođenja naloženih mjera u interesu otklanjanja nedostataka u radu. U tom smislu pojavljuju se naredba Ministarstva pravde Velikom sudu (25.02./10.03. 1900. godine) i naredba Ministarstva pravde okružnim sudovima (26.02/11.03.1900. godine). Ove dvije naredbe su po sadržaju identične i odnose se na nedostatak dokaznih isprava u spisima (kupoprodajni ugovori, testamenti, starije presude, žalbe, kao i nedostatak pismeno zabilježenih izjava svjedoka). Naredbom se striktno nalaže da spisi suda moraju biti kompletni za svaki pojedinačni predmet i ovjereni od strane odgovornog lica. Takođe se nalaže, da Veliki sud i okružna kapetanstva na isti način postupaju sa predmetima plemenskih kapetana i sudova.
Ubrzo, prilikom kontrole, Ministarstvo pravde je uočilo kod plemenskih kapetana propuste u sprovođenju gore navedene naredbe kao i propuste prilikom nabavke kancelarijskog materijala. Svojim raspisom od 15/28. januara 1902. godine, koje je upućeno plemenskim kapetanima , Ministarstvo je stavilo na teret okružnim sudovima isplatu potraživanja po osnovu nabavke kancelarijskog materijala, a zbog nehata njegovih pretpostavljenih, koji su odgovorni za navedene propuste. Ovim raspisom se još jednom nalaže striktno pridržavanje ranije navedenih naredaba od marta mjeseca 1900. godine. Njome se precizno definiše način nabavke kancelarijskog materijala, utvrđuje odgovornost u slučaju nepridržavanja propisa kao i vrijeme trajanja naredbe.
Još jedna u nizu mjera kako bi se unaprijedilo kancelarijsko poslovanje za sudsku vlast je naredba Ministarstva pravde Velikom sudu i svim okružnim sudovima o statističkom popisu sudskih predmeta u toku 1900. godine. Cilj ove mjere je bio da se uvede sudska statistika u formi pregleda. Predviđene su tri kategorije poslova: 1. građanske parnice; 2. krivične parnice i 3. čisto administrativni poslovi. Za pregled je bilo potrebno naglasiti koliki je broj parnica za prvu i drugu kategoriju, koliko ih je riješeno presudom, a koliko sudskim poravnanjem, te na kraju koliko ih je ostalo neriješeno zaključno sa 31. decembrom.
Da ova namjera nije bila samo formalna težnja dokazuje i naredba Ministarstva pravde okružnim sudovima, o statističkom pregledu sudskih poslova u 1901. godini, od 21. marta/3. april 1902. godine. Ova naredba je potpunija od prethodne jer donosi precizna uputstva i obrazac za popunjavanje statističkog pregleda. Ističe se važnost ovog posla i izričito naređuje da se tačno i na vrijeme postupi po ovoj naredbi.
Kao rezultat stalne pažnje o sprovođenju propisanih mjera za vršenje kancelarijskog poslovanja pojavljuje se uputstvo Ministarstva pravde o arhivskoj službi u kapetanskim sudovima od 1/14 marta 1904. godine. Kako je uredba o pristavnoj službi pri Velikom sudu i okružnim kapetanstvima shvaćena, što je praksa potvrdila, kao propis koji važi za navedene sudove, mora se donijeti propis koji reguliše kancelarijsko poslovanje pri kapetanskim sudovima. Ova uredba predstavlja stilizovanu verziju uredbe o pristavnoj službi pri Velikom sudu i okružnim kapetanstvima. Ona je značajna, jer i najnižoj sudskoj instanci neposredno propisuje način vođenja kancelarijskog poslovanja. Ovo uputstvo propisuje i obrazac djelovodnog protokola za kapetanske sudove. Navedenim mjerama i načinom djelovanja, Ministarstvo pravde je uredilo u cjelosti način rada i kancelarijskog poslovanja, za sve sudske instance u Crnoj Gori, kojega su se u svom radu pridržavali, manje-više, svi sudovi.
Iako je svaka od pobrojanih mjera imala svoj značaj za razvoj upravnih registratura i kancelarijskog poslovanja jedna od najznačajnijih, po svom dometu u ostvarenju postavljenih ciljeva, je naredba Ministarstva unutrašnjih djela, upravnim vlastima, poštansko-telegrafskom, sanitetskom i privrednom odjeljenju, od 1/14. maja 1909. godine. Cilj ove naredbe je bio da se racionalizuje, ujednači i pojednostavi način vođenja administracije i kancelarijskog poslovanja, kako bi se otklonili uočeni nedostaci, propusti i nepravilnosti u radu raznih organa uprave. Naredba sadrži detaljna i jasna uputstva o načinu rada sa predmetima; od prijema, načina zavođenja u djelovodnik, davanja u rad, rješenja po njima, dostavljanja na drugostepeni postupak, kao i o načinu i mjestu arhiviranja konačnog rješenja. Sama naredba sadrži i odgovarajuće obrasce za propisane poslove. Njome je propisano da se sva prepiska i rješenja bilo koje instance, po jednom predmetu o kome se rješava, nalaze upisana na njemu, a konačno riješeni predmet se arhivira u kancelariju iz koje je potekao – izvornu kancelariju. Ostala nadleštva, kuda se kretao predmet, imaju u svojim djelovodnicima, kratak izvod svog rješenja u rubrici “sadržaj rješenja“ kao i ostale podatke (br. rješenja, datum, br. žalbe, od koga itd.). Namjena naredbe da “ovakvim načinom administriranja ušteđuje se mnogo u radnom vremenu, radnim snagama i materijalu, a što je najglavnije ima se cio postupak po jednom predmetu poređan na istom aktu istim redom kao što je rađeno“ je najvećim dijelom ispunila očekivanja, jer je poslovanje u upravnim registraturama obavljeno na način koji se njome propisuje, sve do austro-ugarske okupacije. Ova naredba je važila za sva nadleštva, što je omogućilo da se, konačno standardizuje, pojednostavi i uredi kancelarijsko poslovanje u upravnim registraturama.
Sudska vlast je, već rekosmo, ove ciljeve bila postigla, ranije sprovedenim mjerama.
Kako zaključujemo, u Crnoj Gori se od reforme iz 1879. godine, čitavim nizom upravnih mjera, djeluje u pravcu unapređenja kancelarijskog poslovanja i obezbjeđenja registraturske građe, kao arhivske građe u nastajanju, na svim nivoima vlasti.
