Sa druge strane, učinjeni su napori kako bi se sačuvala arhivska građa minulih epoha. Po nalogu Nikole I urađeno je Upustvo za uređenje Državne arhive. Ovo Uputstvo uradio je čuvar Dvorske knjižnice profesor Filip Kovačević 17. avgusta 1895. godine. Pravilnik koji nosi naslov ,,Način i sredstva po kojima će se izvršiti Uputstvo za uređenje državne arhive“ sačinio je takođe, 29. avgusta iste godine, profesor Filip Kovačević. U uvodu Uputstva navodi se da je ,,Cijelj uređenju Državne Arhive: sačuvati spise od unutrašnje i spoljašnje propasti; uraditi ih tako da se mogu lako pregledivati, rukovati sa njima, kontrolisati ih i koristovati se s istijema; naći ključ katalozima arhive, pomoću kojega se spisi kad je od kojega potreba lako i brzo nalaze“.
Državna arhiva je na osnovu Uputstva podijeljena na šest odjeljenja ,,po analogiji postojeće javne državne administracije“. U Uputstvu se nalaze i detaljna uputstva o načinu rukovanja sa dokumentima, o čišćenju dokumenata, njihovom metanju u posebne košuljice, ispisu na košuljicama doslovnog teksta ili samo izvoda, povezivanja pojedinih mjeseci u rukovjeti a godina u fascikle, ispisivanju signatura na spisima, rukovjetima i fasciklama itd. Sadržana su i uputstva o tome kako treba transkribovati i prepisivati stare dokumente, a kako praviti izvode (,,Izvodi se prave kratki, ali tako obli i bistri, da predoče čitaocu odmah sve one dužne podatke kojima služe da dobije dovoljan pojam o spisu“). Svako odjeljenje u državnoj arhivi imalo je poseban katalog a takođe i ,,ključ kataloga“ u koje se unose ,,imena lica i događaja u kojima je riječ u spisima Državne arhive….“. Dalje u Uputstvu nalazi se i formular dnevnika za unošenje pregledanih spisa.
Pravilnik o sprovođenju Uputstva za uređenje državne uprave ima pet stubaca teksta i njima je predviđeno: da što prije treba pristupiti uređenju arhive; potreban broj službenika-dva rukovodioca i najmanje šest iskusnih administrativnih radnika; radno vrijeme; potreba čuvanja tajnosti; zaprijećena oštra kazna za odavanje službene tajne itd.Interesantno je napomenuti da se sav posao oko Državne arhive odvijao pod nadzorom Nikole I .Državna arhiva je već 1895.godine radila, jer i danas imamo sačuvana dokumenta o preuzimanju građe iz raznih ministarstava, izvještaja o radu kao i pismene zakletve službenika zapošljenih u njoj.
Ovim mjerama uređena je služba koja će se baviti čuvanjem, sređivanjem, prikupljanjem arhivske građe koja ima istorijsku vrijednost. Sljedeći korak koji potpunije reguliše rad Državne arhive, u pogledu prikupljanja dokumenata, prije svega operativnog karaktera, je uslijedio ubrzo u formi Zakona koji reguliše rad Knjaževske vlade i Državnog savjeta.
U Zakonu o Knjaževskoj vladi i Državnom savjetu od 6. decembra, u članu 28. našla se značajna odredba koja propisuje da “svako ministarstvo ima svoj zasebni arhiv. Svakih navršenih 10 godina skupljaju se svi državni spisi iz središnih uprava u Državni arhiv, u za to naročito određene prostorije, gdje svaka struka ima svoje zasebno odjeljenje. Načelnik svakog odjeljenja drži spise Državnog arhiva u redu i izdaje ih na upotrebu po zasebnom uređenju.“ Sasvim je jasno da je ovim članom Zakona obezbijeđen obavezan priliv dokumenata u Državnu arhivu od strane državne vlasti, kao što su propisani i rokovi za predaju dokumentacije Državnom arhivu.
Na ovaj način obezbijeđena je koncentracija arhivske građe iz vladinih ministarstava. Kao što smo ranije vidjeli Državna arhiva je i organizaciono struktuirana da odgovara potrebama prijema arhivske građe koja nastaje radom Vlade, odnosno ministarstava.