UPUTSTVO O NAČINU I SADRŽAJU PISMENOG ZAHTJEVA
ZA IZDAVANJE PREPISA ILI KOPIJE ARHIVSKE GRAĐE
Arhivska građa se, saglasno članu 20 stav 1 Zakona o arhivskoj djelatnosti, koristi se službene, naučno-istraživačke, stručne, publicističke, obrazovne i kulturne potrebe i ciljeve, prezentovanje i objavljivanje, ostvarivanje ličnih i drugih prava i potreba fizičkih i pravnih lica i za potrebe ostvarivanja funkcija države i opština.
Postupak, način i uslovi korišćenja arhivske građe uređeni su Pravilnikom o načinu i uslovima korišćenja arhivske građe.
Prepisi i kopije ( čl.14)
Za korišćenje arhivske građe u svrhe propisane članom 20 stav 1 Zakona o arhivskoj djelatnosti, Državni arhiv izdaje ovjerene prepise ili kopije te građe ili njenog dijela.
Prepisi ili kopije iz stava 1 ovog člana izdaju se na osnovu pisanog zahtjeva koji se dostavlja Državnom arhivu.
U slučajevima kada stranka radi ostvarivanja ličnih i drugih prava i potreba želi da podnese pismeni zahtjev za dobijanje ovjerenog prepisa ili kopije potrebno je da podnese odgovarajući zahtjev Državnom arhivu odnosno Arhivskom odsjeku u kojem se nalazi arhivska građa.
Sadržaj zahtjeva (čl.15)
Zahtjev treba da sadrži:
1) prezime i ime, odnosno naziv i sjedište, adresu i broj telefona podnosioca zahtjeva;
2) podatke o arhivskoj građi; (naziv fonda; broj dokumenta; sadržaj dokumenta; datum; naziv tijela državne ili lokalne uprave ili pravosuđa koje je donijelo odgovarajuće rješenje/odluku i sl.)
3) datum podnošenja zahtjeva,
4) potpis podnosioca zahtjeva.
Svaki izdati prepis ili kopija originalnog dokumenta ovjerava se pečatom Državnog arhiva.
Napomena: Ukoliko podaci o arhivskoj građi nijesu precizirani u zahtjevu, odnosno nemaju dovoljno informacija o predmetu, Arhivski odsjek kojem je upućen zahtjev može tražiti dopunu ili uputiti korisnika na istraživanje građe u čitaonici Arhiva.
Pismeni zahtjev se može uputiti nadležnom Arhivskom odsjeku poštom ili elektronskom poštom.
E-mail adrese arhivskih odsjeka date su kontaktima na sajtu.